Alors que les entreprises adoptent facilement la transformation numérique, elles ont souvent du mal à trouver les bonnes solutions logicielles qui répondent exactement à leurs besoins. Zoho Sign est une solution de signature numérique complète et flexible avec un plan d'abonnement d'entreprise qui répond aux exigences personnalisées des grandes entreprises.

Dans cet article de blog, nous discuterons des différentes fonctionnalités et fonctions de Zoho Sign qui aident les utilisateurs d'entreprise à élever leurs workflows de signature numérique.

Modèles

Zoho Sign permet aux utilisateurs de créer des modèles de documents et de créer des workflows réutilisables pour les documents récurrents.

Par exemple, un agent immobilier peut créer un modèle de contrat d'inscription pour une utilisation régulière, au lieu de rédiger le document à partir de zéro à chaque fois.

Signature en personne 

La fonctionnalité de signature en personne permet aux utilisateurs professionnels de Zoho Sign de collecter des signatures numériques en personne.

Par exemple, si les dirigeants doivent recueillir des signatures auprès de partenaires lors d'une réunion d'affaires, ils peuvent utiliser la fonction de signature en personne pour organiser une session de signature numérique en temps réel.

Envoi groupé 

La capacité d'envoi en masse permet aux utilisateurs d'envoyer un ou plusieurs documents à un maximum de 300 signataires à la fois. Les utilisateurs de Zoho Sign peuvent également préremplir les données de destinataire stockées avant d'envoyer des documents en masse.

Par exemple, un professionnel des RH qui doit envoyer un document de politique mis à jour à tous les employés de son organisation peut utiliser la fonction d'envoi groupé pour collecter leurs signatures en une seule fois.

Signe en vrac 

L' amélioration de la signature en bloc permet aux utilisateurs de remplir automatiquement et de signer plusieurs documents à la fois. Pour que les signataires utilisent cette fonctionnalité, les documents doivent avoir été envoyés via Zoho Sign par un autre membre de l'organisation, et ils doivent contenir des champs identiques ou similaires. 

Par exemple, si un chef de quart doit signer plusieurs feuilles de temps à la fin d'une semaine, il peut utiliser la fonction de signature groupée pour toutes les signer en même temps.

SignForms 

Avec SignForms , les utilisateurs peuvent collecter des signatures via un formulaire en libre-service ou un lien public sécurisé qui peut être partagé et intégré dans des applications et des sites Web tiers.

Par exemple, lorsque votre entreprise organise un événement, vous pouvez créer un SignForm d'inscription et intégrer son URL dans votre site Web. Cela permet aux participants de s'inscrire et de signer facilement les documents associés.

Partage de documents et de modèles

Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de rendre les documents et les modèles disponibles dans toute une organisation . Cela conduit à une meilleure collaboration et crée un accès segmenté aux documents et aux données entre les départements et les équipes.

Sauvegarde cloud automatique 

La fonction de sauvegarde automatique dans le cloud donne aux utilisateurs la possibilité de sauvegarder automatiquement les documents signés et leurs certificats d'achèvement vers un fournisseur de stockage cloud intégré de leur choix. De cette façon, les entreprises conservent une autre copie de leurs documents signés pour une meilleure protection et disponibilité. Zoho Sign s'intègre à divers fournisseurs de stockage cloud, tels que Zoho WorkDrive, Dropbox, Box, Google Drive et OneDrive.

Intégrations avancées avec des applications tierces

Les administrateurs d'entreprise peuvent intégrer Zoho Sign à divers écosystèmes tiers populaires tels que Microsoft 365 et Google Workspace. Cela leur permet d'importer leurs utilisateurs et de connecter Zoho Sign à d'autres services populaires tels que Microsoft Teams, Outlook, Gmail, Zapier, HubSpot et Pipedrive. En conséquence, les entreprises peuvent automatiser leurs flux de travail et atteindre une efficacité opérationnelle.

Signature via un certificat de signature numérique tiers régional et des fournisseurs de services de confiance

Zoho Sign s'intègre aux certificats de signature numérique régionaux et aux fournisseurs de services de confiance comme eMudhra et Aadhaar eSign en Inde , Sign with Singpass à Singapour et TrustFactory en Afrique du Sud. Les documents signés à l'aide de ces DSC offrent un degré plus élevé de conformité aux lois locales et sont légalement reconnus par les gouvernements respectifs.

Signatures électroniques qualifiées via Uanataca, EU eID et InfoCert 

Les signatures électroniques qualifiées (QES) sont adossées à des certificats de signature numérique délivrés par des prestataires de services de confiance qualifiés (QTSP) accrédités dans l'UE conformément au règlement eIDAS (UE 910/2014). Il s'agit du seul type de signature numérique qui a l'efficacité juridique équivalente à celle des signatures manuscrites dans l'UE. Zoho Sign s'associe à des fournisseurs de services de confiance qualifiés, tels que Uanataca et InfoCert, pour offrir des services QES aux utilisateurs d'entreprise, en plus de fournir également QES via la vérification eID à tous les signataires de la région.

Horodatage des documents de confiance

Zoho Sign offre un horodatage fiable des documents en s'intégrant aux autorités d'horodatage telles que GlobalSign, SEIKO et Uanataca. Les horodatages fournissent une couche de sécurité supplémentaire pour établir l'intégrité du document et aider à préserver la validité de la signature. Ils agissent comme preuve de l'existence du document dans sa forme originale au moment de la signature tout en capturant également l'intention et le consentement du signataire. Ils rendent les documents infalsifiables en empêchant de futures modifications et en les protégeant de la falsification.

Horodatage basé sur la blockchain 

L'horodatage de la blockchain capture l'événement de signature dans la blockchain publique Bitcoin en ajoutant le hachage du document signé dans un bloc de transaction. La transaction peut être utilisée pour vérifier si le document existait dans son état d'origine au moment de la signature, car elle enregistre l'heure de l'événement prouvant son existence de manière indubitable. Avec l'horodatage basé sur la blockchain , Zoho Sign offre une mesure supplémentaire de vérification de l'intégrité des documents et établit publiquement la responsabilité des signataires.